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      高校科研論文檔案管理中幾個重要問題的思考


      2014年11月18日 | 作者: paperrater | 分類: 行業動態 | 來源:PaperRater論文檢測系統

      高校科研論文是教育教學研究產出的主要形式,是衡量高校科研實力大小的重要依據之一。科研論文檔案的管理,是一項系統工程,若想建立完善的管理體制,必須進行全方位、多角度的深入思考。本文將就高校科研論文檔案管理中幾個需要引起重視的重要問題進行探討。

      一、科研論文檔案的歸檔范圍

      高校科研論文的質量參差不齊,有的是發表在專業核心期刊,有的是發表在專業普通期刊,還有一些是雜刊,那么這些論文期刊是否要全部歸檔?目前,各高校檔案館(室)對這一問題的認識尚無定論,有的高校只要是本校教師發表的論文,則要求將論文期刊全部歸檔;張群老師則認為:并不是所有的論文都應歸檔,歸檔論文要有價值,只需保證將高水平、高影響力的論文歸檔,而其判定論文是否具有保存價值的依據主要是:論文是否是被國內中文核心期刊、全國百種重點社科期刊獎等期刊錄用。

      對于上述爭議,筆者認為:科研論文檔案不是全部都需要歸檔,但是歸檔范圍需要慎重周密確定。這是因為:首先,《科學技術研究檔案管理暫行規定》中規定:科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。根據此定義可以引伸出:作為科研檔案之一的科研論文,并不是全部都可以歸檔,只有那些具有保存價值的論文才能歸檔的結論。尤其是近年來,高校的新進教師中,具有碩士及博士學歷的教師所占比重越來越大,他們一般都具備了一定的研究能力;同時,由于高校為了提升自身實力,出臺諸多政策鼓勵教師發表論文,因此,高校科研論文的數量急速增加,但不乏一些質量差的混雜其中,如果不區分其價值,把沒有保存價值的論文也接收進館(室),會造成館藏資源整體質量的下降,加劇館藏空間的緊張,更會增加管理的負擔。其次,歸檔范圍需要考慮周到、謹慎確定。發表在核心期刊上的文章固然質量高,但是這并不能成為評價文章質量好壞的唯一標準。因為,不同的編輯部具有不同的用稿標準,或重于理論研究、或重于實踐應用,或重于史實考證,所以在特殊情況下,某些文章并不一定是質量差,只是不適用于某些期刊的需要而已。所以,會產生質量高的文章發表在普通期刊上的現象。因此,為了保證歸檔科研論文的質量,筆者建議通過如下途徑解決:學校組建由相關專業學術帶頭人組成的專家鑒定小組,從專業角度對文章內容進行全面具體的研究,判斷其是否具有保存價值,最終確定其是否需要歸檔。

      二、科研論文檔案的排列方法

      目前,針對科研論文檔案的排列方法,各高校也自行其是。有如下做法:一是按作者進行分類排列。具體做法是將單個作者設定為一個立卷單位,設置個人專有檔案盒,盒內論文檔案則按照時間順序逐年排列,再將全部作者按照姓氏名稱第一個大寫字母順序即A、B、C、D……進行排列;二是按時間順序進行排列。具體做法是不對期刊進行任何分類,純粹將每年內的期刊按其詳細的出版時間順序,進行大流水號的排列,而不考慮其作者是誰。

      針對上述做法,筆者較贊同按照作者排列,理由如下:首先,為了對學校的科研情況進行有效的了解和管理,科研論文的收集、統計等工作是由科研處進行的。科研處收集論文,每年一次,并且是以作者為單位進行登記的。同時,科研處向學校檔案館(室)移交的論文檔案已按其當時的接收順序進行了排列,且移交清單也是以登記清單為基礎的,因此,科研論文檔案按照作者進行排列,不必再打亂其原有的整理順序,避免了檔案人員對其重新整理、編目等工作。其次,從目前的實際情況看,科研論文檔案的最大用途在于教師的職稱評定方面。而此時教師需要的是其在規定年限內的全部科研論文檔案,而不是單份檔案。因此,按照作者進行科研論文檔案分類是最簡便的途徑,也最能滿足利用者需要。而純粹按照時間順序排列科研論文檔案的話,同一作者的論文分散在不同的地方,沒有任何查找規律可循,嚴重破壞了檔案的歷史有機聯系。雖然在實現計算機管理檔案的情況下,虛擬環境中的檢索方法快捷簡便,但是實體的查找工作耗時、耗力,又大大降低了服務效率。

      三、科研論文檔案的所有權

      目前,一些高校論文檔案的收集工作存在困難,因為很多教師認為科研論文是自己的,不想交由學校保管。而有的人則認為:從知識產權的角度看,科研論文屬于職務成果,作為知識產權所有方的學校理應掌握。因為科研論文的寫作及其使用通常都與教師擔任一定的專業技術職務有直接關系,因此,科研論文屬于學校,應該歸檔。

      對此,筆者認為:科研論文是教師在科學技術研究過程中形成的,高質量的科研論文是教師在從事專業教育科學研究新理論、新觀點、新技術、新方法、新發現、新成果的書面報告,是記錄科學進步和發展的歷史文獻,也是科技信息交流的重要手段,對于推動科學發展起著極其重要的作用,具有保存價值,應該歸檔保存。但是,對于科研論文歸誰所有,即科研論文的所有權問題,則不能一概而論,要區別對待。

      從民法中規定的所有權的權能角度來看,絕對意義上的所有權包括了占有、使用、收益、處分四種權能。占有權是指占有人享有、占據該物,并排除他人干涉的權利;使用權是指不改變財產的本質而依法加以利用的權利,通常由所有人行使,但也可依法律、政策或所有人之意愿而轉移給他人;收益權是指獲取基于所有者財產而產生的經濟利益的可能性,是人們因獲取追加財產而產生的權利義務關系;處分權是指財產所有人對其財產在法律規定的范圍內最終處理的權利。而教師的科研論文可以分為兩種,一是教師以學校的名義申報取得的項目并獲得了資助而創作的;二是教師在業余時間自由創作的。

      對于教師以學校的名義申報取得的項目并獲得了資助而創作
      的論文,所有權歸學校和作者共有。原因在于:首先,科研項目彰顯的是學校的名義,而不是個人,但是創作的責任在教師個人,沒有個人就沒有科研論文的產生,從這一意義上說,個人也就是代表的學校,學校和教師二者相互依存,不可分割。同時,如果學校或個人欲將論文改做他用,需事先征求對方的意見,不得擅自主張,可以看出,學校和作者均擁有對科研論文的占有權。而且,只要不進行使用權的轉讓,科研論文的使用權通常由占有人行使,因此二者又同時取得了使用權;其次,如果將科研論文參評其他獎項,所獲得的物質或精神獎勵直接屬于學校,但是通常情況下,學校也會對作者本人進行獎勵,這也間接表明學校和作者均享有對科研論文的收益權;最后,對于論文內容如何修改、決定發表或者不發表、雜志社寄贈的期刊樣本如何處置等,學校和作者均需互相征求意見,達成一致后做出最終決定,任何一方不得私自處理,這體現的是二者對科研論文處置權的共有。

      對于教師在業余時間自由創作的論文,所有權則歸教師本人。原因在于:教師業余時間創作的論文是其善于思考、不斷創新的結果,論文內容的界定、段落的安排,參考資料的選擇等完全取決于作者本人的意愿,其他人無權干涉,而且發表后文章的署名也是作者本人。雖然也會附帶學校的名稱,但只是為了使讀者更多地了解作者的信息,所以,論文的占有權絕對歸屬作者本人;其次,論文是否發表、在什么期刊上發表、期望其實現怎樣的用途由作者本人決定,這體現了作者對論文的使用權;再次,論文發表后,有的雜志社會給予作者一定的稿費作為報酬,而這部分稿費,也是均歸作者本人享有,這體現的是作者對論文的收益權;最后,對于論文生成的歷次修改稿、定稿(包括手寫的或者電子版的)、雜志社寄贈的期刊樣本等,作者可以任意處置,或保存或銷毀,不受他人左右,因此,這體現了作者對論文的處置權。綜上可以得出:教師本人對其在業余時間發表的論文享有所有權。

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